Con il ritorno della musica suonata come trend assoluto tra giovani e non solo, l’organizzazione di eventi diventa una delle opportunità migliori per offrire una proposta di svago sensazionale a grandi e piccini. A prescindere dalla loro proporzione, gli eventi necessitano di un’organizzazione pregressa non indifferente. Ovviamente, non si tratta soltanto di iniziative di stampo musicale, ma anche di eventi di differente natura.
Sono diversi i punti che occorre chiarire quando si intende organizzare un evento. Prenderne sottogamba la pianificazione, del resto, potrebbe sancirne la disfatta. Per questa ragione, risulta fondamentale la consapevolezza e la messa insieme di informazioni e strumentazione utili per far sì che l’intera kermesse vada a buon fine. Resta il fatto, comunque, che di tutti, gli eventi musicali richiedano il maggior numero di accorgimenti.
Possiamo, per questa ragione, prendere spunto da essi al fine di dare luogo ad un evento efficace e utile all’obiettivo di strabiliare i partecipanti. Alla luce dell’importanza dell’organizzazione in via preventiva, intendiamo fornirvi, nelle prossime righe, tutte le dritte utili per dare luogo ad un concerto, un comizio o un incontro artistico e culturale con tutti i crismi, in grado di catturare gli spettatori e suscitare orgoglio negli organizzatori.
Fissare un budget stimato
Prima di passare al piano pratico, occorre sviluppare un progetto dettagliato che presenti tutti i particolari dell’evento, l’attrezzatura necessaria ed il budget per metterlo in piedi. Del resto, nella stragrande maggioranza dei casi, il fine ultimo di un’iniziativa del genere è proprio trarre profitto da essa. Per questa ragione risulta fondamentale stimare e fare di tutto per non superare un budget. Il denaro da spendere deve essere alla base delle decisioni da prendere. Il budget per un evento viene influenzato, tra le altre cose, anche dal prezzo del biglietto e dal costo della location designata. Ovviamente, tutto deve essere commisurato alla caratura della kermesse che si intende organizzare e del target coinvolto, oltre che alla tipologia di evento.
Scegliere la location
Lo step immediatamente successivo e, decisamente, più pratico, riguarda la scelta dello spazio. Si tratta di una fase cruciale dell’organizzazione di un evento. È proprio perciò che occorre impostare l’intera kermesse attorno alla sua location. Parliamo, del resto, del luogo che farà da sfondo e darà atmosfera all’intero evento. Nella scelta del luogo, sia esso al chiuso o all’aperto, è fondamentale prestare attenzione a fattori come la capienza, il service, la capacità di raggiungerlo e la possibilità di un servizio transfer. Dopo aver ristretto il campo alle alternative più valide, bisognerà procedere con un sopralluogo, per accertarsi che il posto rispetti la portata e la tipologia d’evento.
Strumentazione e allestimento
Diversi locali, oggi, mettono a disposizione degli organizzatori degli eventi i propri sistemi d’illuminazione e la strumentazione, nel caso di eventi musicali. Specie nell’allestimento di grandi palchi, però, è necessario tenere in considerazione il noleggio impianti luci per eventi, così come quello dei sistemi d’amplificazione e, quando necessario, degli strumenti musicali utili agli artisti per intrattenere il pubblico. Questo, è un aspetto da non sottovalutare affatto, per non rischiare che gli spettatori si annoino o che i performer riscontrino problemi con l’esecuzione dei loro numeri.
Promuovere l’evento
Una volta progettato l’evento sul piano pratico, bisogna passare ad un aspetto collaterale ad esso e fondamentale per la sua buona riuscita. Stiamo, ovviamente, parlando della promozione. In questa sede, occorre stabilire il target al quale riferirsi ed utilizzare i mezzi di comunicazione più consoni per informarlo riguardo l’iniziativa. Al fine di raggiungere un più cospicuo numero di persone, inoltre, è consigliabile utilizzare metodologie promozionali miste, pianificando il da farsi con uno schema d’azione ad hoc.