La posta elettronica è diventata uno strumento di comunicazione essenziale per il corretto funzionamento delle realtà aziendali. Come purtroppo molti sanno però in alcuni casi potrebbero esserci alcuni problemi relativi alla gestione della posta elettronica. Uno di questi è il tipo messaggio di casella postale piena che ci viene recapitato con una mail di avviso quando lo spazio disponibile diventa inferiore al 20%.
Quando la nostra casella di posta elettronica si riempie tutti i messaggi in arrivo vengono respinti al mittente con la notifica di casella piena. Si tratta di un bel problema anche perché non sarà possibile inviare nuovi messaggi in quanto ogni nuova mail viene salvata nella cartella posta inviata. Vediamo ora una breve panoramica di possibili soluzioni per risolvere questo e altri problemi legati alla posta elettronica.
Cancellare i messaggi nel cestino
Per risolvere il problema della casella di posta elettronica piena e mantenere sotto controllo lo spazio occupato si consiglia di cancellare periodicamente i messaggi presenti nel cestino. Chi volesse potrà anche abilitare la funzione “rimuovi definitivamente i messaggi di posta eliminati” nella sezione impostazioni. In questo caso però dobbiamo sapere che con questa opzione ogni mail verrà cancellata in modo definitivo senza finire nel cestino e che quindi non potremo più recuperarla.
Si raccomanda anche di controllare periodicamente la cartella Spam in quanto al suo interno troveremo tutti i messaggi segnalati. Il consiglio è anche quello di eliminare messaggi con allegati ingombranti e che non ci servono più.
Disiscriversi dalle newsletter superflue
Disiscriversi dalle newsletter superflue, quelle che non si aprono mai o quelle a cui ci si è iscritti nel decennio precedente, è un ottimo modo per snellire la posta elettronica e non ricevere più email che, sistematicamente, saranno depositate (e dimenticate) nel cestino.
Questo sarebbe anche un incentivo per le imprese che, dopo aver costruito un database, si dimenticano di aggiornarlo e di dare un’occhiata, di tanto in tanto, ai report. Questa, però, è un’altra storia, che ha a che vedere con la cultura delle aziende, con la loro sensibilità alla privacy e all’uso del tempo dei potenziali clienti e che, magari, potrebbero valutare di affidare l’invio di DEM e newsletter ad aziende specializzate in questa attività.
Utilizzare programmi di posta dedicati
Anche i programmi di posta come Outlook possono aiutare nella semplificazione delle email. Sembra un consiglio superfluo, eppure in quanti, per accedere al servizio di posta, apriamo una nuova finestra nel browser? Se utilizziamo un programma di posta in modalità POP3 con l’opzione “lascia una copia dei messaggi scaricati sul server” ricordiamo che questi messaggi contribuiranno a occupare dello spazio nella casella postale. Se utilizziamo un programma di posta in modalità IMAP i messaggi non occuperanno spazio ulteriore e potremo cancellarli senza problemi.
Come archiviare la posta elettronica
Archiviare le email secondo una certa logica è molto importante ma potrebbe essere complicato. Tanto migliore sarà il sistema di archiviazione quanto migliore sarà anche la ricerca successiva quando ne abbiamo bisogno. Abbiamo anche diverse soluzioni per modificare l’oggetto della mail. Una delle strategie migliori è quella di avere una check list delle cose da fare nel corso della giornata.
Chi riceve molte email ogni giorno dovrà applicare dei filtri per evitare di restare sommerso dalle mail. Con il giusto filtro sarà possibile raggruppare sotto una specifica etichetta qualsiasi email proveniente da un determinato dominio. Qualsiasi mail diretta a un certo dominio può invece essere raggruppata sotto una specifica etichetta. Anche le mail che contengono una certa parola possono essere raccolte in un’etichetta a parte e segnate come lette per essere automaticamente escluse dalla casella “posta in arrivo”.