Come organizzare un evento di successo

Chiunque può decidere di organizzare una festa o un evento, ma non tutti saranno renderli di successo. Per portare in auge il tuo party ci sono delle considerazioni da fare degli step da seguire per rendere ad hoc ogni minimo dettaglio. Puoi chiedere l’intervento di barman per eventi, puoi creare l’angolo dei sigari, insomma ci sono tanti elementi di cui tenere conto e che possono dar fama al party. Per qualche consiglio ulteriore continua la lettura.

Stabilire lo scopo dell’evento

Come prima cosa devi dare uno scopo all’evento. Può essere per divertimento, per piacere, per beneficenza, può essere anche per lavoro o per motivi formali. Ma è importante che tu delinei il programma dell’evento per dargli i giusti connotati. Fermati quindi un attimo a pensare che cosa vuoi ottenere dal party, se al di là della sua tematica, ti aspetti qualcosa indietro (che sia una celebrazione, la vendita di un prodotto, la curiosità dei media).

Il target di riferimento

Solo dopo aver stabilito per quale scopo organizzi l’evento, potrai decidere a chi rivolgerti. Chi vuoi che venga all’evento? Quale sarà il tuo target? Chi speri si incuriosisca a te? Le categorie di riferimento possono essere tante e diverse, ma devi stabilirlo a monte dal momento che ci vuole un evento che sia su misura per il suo pubblico. Anche perché avranno aspettative, speranze, ambiranno a dei risultati: devi potergli tu garantire tutto questo.

La location

Il successo passa anche per la location in cui organizzi l’evento. Non puoi sperare infatti di essere ricordato o di stimolare la curiosità se scegli una bettola. Gli ospiti si aspettano infatti di essere ricevuti in un luogo accogliente, di un certo calibro, di un certo spessore. Ora, in base al periodo dell’anno, al tipo di evento, e al tema che avrà, potrai scegliere tra diverse tipologie di location, alcune delle quali offrono anche una organizzazione interna per darti appoggio e sostegno in quello che fai.

Ne consegue che esistono sale e luoghi più adatti e meno adatti: valuta tu in base al tuo budget e in base a quello che speri possa essere il risultato finale. Il consiglio che sentiamo di darti è di non impazzare alla cieca: cerca di prenotare con un margine di anticipo, di valutare da vicino cosa la location offre e cosa può prospettare a te e ai tuoi ospiti.

Il budget

Ti abbiamo più o meno prospettato i passaggi da seguire per un’organizzazione evento di successo. Cerca anche di badare al budget: prova a non superare il tetto massimo che ti sei prefissato. Se hai la possibilità prendi in considerazione l’idea di interventi sponsorizzati e di finanziamenti esterni, per accrescere il salvadanaio e avere maggiori probabilità di successo.

Fai un calcolo a monte prima di iniziare praticamente l’organizzazione in modo tale che se dovessero emergere degli extra non previsti, potrai evitarli su larga scala. Nel budget deve ovviamente rientrare anche la remunerazione eventuale di staff e collaboratori che ti aiuteranno. Qualora poi tu dovessi aver bisogno di attrezzature particolari, destina parte del budget ad un buffet, ad un servizio di cancelleria o a qualunque altra necessità che gli ospiti possono avere in base all’evento.

Pubblicità e marketing

Come quando si vende un prodotto, anche per la riuscita del tuo evento devi pubblicizzare il giorno del gran galà. Usa i social a tuo vantaggio, prepara locandine, inviti, insomma qualunque cosa possa essere diffusa nei luoghi in cui sono presenti i tuoi papabili ospiti. Tra mezzi cartacei e mezzi virtuali (le piattaforme social sono le più utili in tal senso) potrai riuscire a portare il tuo evento ben oltre l’apice del successo. Sarà così piacevole che ti verrà voglia di farne altri.