Il processo di digitalizzazione delle imprese

Digitalizzare i processi aziendali

Digitalizzare è diventato il nuovo mantra delle imprese dell’ultimo decennio, ma cosa significa veramente per un’azienda digitalizzare i processi aziendali?

Vi sono in realtà molti modi per dichiararsi digitalizzati, per un piccolo artigiano potrebbe potrebbe semplicemente significare aver aderito alla fattura elettronica, per altri magari aver anche aperto un sito web per promuovere i propri servizi online, ma in realtà la digitalizzazione è un processo molto più profondo e scrupoloso.

Digitalizzare un impresa significa in realtà aver attuato una reingegnerizzazione dei processi per poter gestire tutto il flusso aziendale senza documenti cartacei, e soprattutto significa digitalizzare a norma di legge, seguendo sia la normativa interna italiana che le linee guida dettate dall’Europa.

Per essere veramente digitalizzati bisogna quindi ripensare al modello di gestione dell’intero processo documentale, delle comunicazioni interne ed esterne, ma anche di ruoli e funzioni all’interno dell’azienda. In tal senso non si può più pensare alla segretaria di reception che tra una telefonata e l’altra, l’arrivo di un fornitore e le bolle da preparare debba anche gestire il sito web aziendale e la comunicazione sui social, e questo è solo un esempio molto ma molto banale, ma anche purtroppo molto reale nelle aziende italiane.

Ad ogni ruolo importante va assegnata una persona che svolga bene quel determinato compito, altrimenti siamo sempre li ad arrangiarci, senza mai fare veramente il salto di qualità necessario per essere entrare veramente nel mondo della digitalizzazione d’impresa.
Non pensiamo però che questo si traduca solo in costi, perché con la digitalizzazione i processi aziendali diventano inevitabilmente più efficienti, si abbattono i costi degli spazi fisici dedicati agli archivi, calano gli oneri di stampa, e la gestione documentale diventa più semplice ed efficace.

Se pensiamo ad esempio alla conservazione delle fatture elettroniche dobbiamo pensare al vantaggio che si ha quando si applica la conservazione digitale, cioè consultazione certa ed immediata, archivio digitale e non più cartaceo e correlazione tra documenti (es. anagrafica cliente/ordini/fatture).
Per saperne di più sull’archiviazione digitale vi consiglio un articolo dedicato dove viene trattato il tema della conservazione digitale dei documenti.

Da dove iniziare per digitalizzare un’impresa?

Dicevamo che la digitalizzazione non deve essere pensata solo come ad un costo, e questo forse è il primo vero punto da capire per iniziare con il piede giusto a rendere la propria azienda più smart.
Digitalizzare è un investimento che vedrà i suoi benefici già nel breve termine.

La prima cosa da fare è focalizzarsi per obiettivi, stabilire degli step a cui arrivare un po’ alla volta, partendo dalle esigenze più urgenti per poi mana mano passare a interventi meno importanti dal punto di vista organizzativo.
Esistono 3 principali domande da porsi per impostare bene un progetto di digitalizzazione:

  • Quali sono le maggiori difficoltà da affrontare?
    In questo caso bisogna esaminare bene quali problemi sia tecnici che economici sono da affrontare, ad esempio è giusto porsi la questione se ci sono delle posizioni nel personale da coprire per nuovi appositi ruoli.
  • Che vantaggi mi porta la digitalizzazione?
    Ogni progetto va valutato anche in termini di ROI, anche nel caso della digitalizzazione bisogna quindi capire qual’è la miglior strada da intraprendere per avere i giusti vantaggi in termini di competitività.
  • Meglio una gestione interna o demandare alcuni ruoli e competenze in outsourcing?
    A volte è utile valutare se affidare la gestione documentale ad una azienda esterna può essere vantaggioso.

Dal punto di vista tecnologico il primo impatto della digitalizzazione si ha di solito su queste infrastrutture:

  • Sicurezza informatica
  • Software di gestione documentale
  • linea/rete
  • Personale qualificato
  • Gestione in cloud

Digitalizzazione: i vantaggi in sintesi

Non è semplice partire da zero con un progetto di digitalizzazione, ma è indubbio che se portato avanti con costanza e secondo le regole i vantaggi indotti saranno sicuramente importanti. In sintesi potremmo dire che:

  • Migliora l’efficienza aziendale con una migliore gestione del processo di workflow.
  • Vengono eliminati gli errori, perché un flusso documentale correttamente gestito elimina gli errori di gestione manuale.
  • Comunicazioni più rapide, perché le informazioni vengono tutte recepite e trasmesse “in rete”, senza fogli volanti o da recuperare.
  • Migliore soddisfazione della clientela, che vede i propri ordini evasi in maniera più rapida e tempestiva.

I problemi a cui va incontro la digitalizzazione.

Se da un lato vi è la volontà di fare meglio e di investire nel digitale, dall’altro bisogna fare i conti con realtà che non sono ancora pronte a fare questo passo, sia culturalmente che tecnicamente.

Ad esempio il canale della vendita online non trova ancora riscontro in molti settori che potrebbero ricavarne indubbio vantaggio, oppure l’uso corretto dei canali social per far conoscere i propri prodotti e/o servizi è ancora sottovalutato da molti, soprattutto chi opera in ambito local.

Questo perché molti piccoli o medi imprenditori non hanno sufficienti competenze digitali e non investono in personale qualificato a causa dei costi di gestione, ma è anche vero che spesso non si conoscono possibilità di incentivi per la digitalizzazione delle imprese.

Infine, ricordiamo che la gestione documentale a volte viene tralasciata senza essere a conoscenza che alcuni processi sono obbligatori per legge, come ad esempio la conservazione a norma delle fatture elettroniche. Meglio quindi investire almeno un po’ di tempo per essere correttamente informati su obblighi e normative piuttosto che dover correre poi ai ripari con una digitalizzazione fatta in fretta e male.